Organisation de manifestations à Angoulême

Toute demande d’organisation de manifestation est traitée via le guichet Unique

Le guichet unique permet de centraliser les demandes et les réponses au sein du service Vie Associative qui est l’interlocuteur unique du demandeur. Ses objectifs sont de faciliter la démarche du demandeur ; de rationaliser, coordonner et harmoniser les modes d’attribution des prestations et des mises à disposition des salles et du bus ainsi que de planifier l’ensemble des manifestations sur l’année.  Les demandes sont traitées en fonction du Guide d’attribution validé en CM du 1er février 2012 par délibération n°21bis. Toutes les demandes doivent être adressées via l’adresse mail : guichet.unique@mairie-angouleme.fr . 

Attention : il est IMPERATIF d’indiquer la jauge de public attendu, sous peine que le dossier ne soit pas pris en compte.

Si vous avez besoin d’informations complémentaires,
n’hésitez pas à contacter le guichet unique, du lundi au vendredi au 05 45 38 70 88.

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Comment constituer le dossier d’organisation de manifestation ?

L’organisateur de la manifestation doit constituer et joindre un dossier selon la nature de la manifestation et selon les caractéristiques organisationnelles de celle-ci.

Caractéristiques selon la nature de la manifestation

  • Au moins 45 jours avant la date de la manifestation pour les manifestations culturelles de plus de 1500 personnes (festivals, manifestations importantes). L’organisateur d’une manifestation culturelle dont le public et le personnel dépassent 1500 personnes, est tenu de déclarer la mise en place d’un service d’ordre.
  • Au moins deux mois avant la date de la manifestation pour les manifestations compétitives. Une autorisation préfectorale est nécessaire pour autoriser la manifestation. L’organisateur doit contacter la Préfecture pour constitution du dossier et l’adresser en parallèle à la mairie.
  • Au moins deux mois avant la date de la manifestation pour les manifestations commerciales. (vide grenier, brocante, bazarderie, …) Pour les brocantes de professionnels, un dossier doit être déposé en Préfecture après accord de la mairie pour l’occupation du Domaine Public.
  • Au moins un mois avant la date de la manifestation pour les manifestations sportives n’ayant aucun caractère de compétition. (randonnées pédestres, manifestation de rollers, rallyes touristiques automobiles, …) Un dossier de déclaration doit être déposé en Préfecture et en parallèle à la mairie.

Caractéristiques organisationnelles 

  • Au moins un mois avant la date de la manifestation pour les manifestations nécessitant la présence de stands, tivolis, chapiteaux… Les indications techniques doivent permettre en mairie, de saisir la Commission départementale de la protection civile, afin de visiter les installations avant leur ouverture et ainsi de pouvoir notifier la décision d’ouverture de la manifestation, après avis de cette Commission.
  • Au moins quinze jours avant la date de la manifestation pour les manifestations comportant une ou plusieurs buvettes. Toute demande de buvette 1re ou 2e catégorie, doit être adressée en mairie.

Les informations complémentaires à renseigner

  • Manifestations payantes : Pour toute manifestation avec entrée payante, une billetterie est obligatoire.
  • Manifestations nécessitant des mesures particulières de restriction de circulation et/ou de stationnement. Outre les jours et horaires ou créneaux d’horaires sollicités, l’organisateur devra indiquer les mesures souhaitées : neutralisation par demi chaussée d’une voie, de plusieurs voies d’un périmètre ; interdiction de stationner sur une voie, plusieurs voies et places ou sur un périmètre…
  • Manifestations nécessitant une sonorisation : L’organisateur devra préciser les jours et horaires souhaités, les lieux concernés et indiquer l’intensité maximum des appareils sonores pour les spectacles musicaux.

Retrouvez ci-dessous le dossier à compléter :

Le guichet unique se traduit par un document unique composé de 6 fiches différentes et une annexe consacrée aux demandes spécifiques pour l’hôtel Saint-Simon :

– la Fiche d’information générale (présentation du demandeur) + fiche 1, 2, 4 ODT / PDF

– la Fiche 1 concerne l’Administration Générale /Réglementation du domaine

– la Fiche 2 regroupe les demandes techniques

– la Fiche 3 rassemble toutes les locations de salles municipales  ODT / PDF

– la Fiche 4 concerne les aspects Sécurité et Hygiène des manifestations

– la Fiche 5 qui concerne les demandes de mise à disposition du bus ODT PDF

– l’annexe 1 concerne la fiche de candidature pour la réservation des salles d’expositions de l’Hôtel Saint-Simon. ODT / PDF

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