La Ville d’Angoulême recrute au sein de la Direction des Projets Urbains

un•e Assistant•e de Gestion Administrative, Spécialité Urbanisme

Cadre d’emploi des Adjoints Administratifs (Catégorie C)

Ce profil de poste est susceptible d’évoluer en fonction des objectifs qui seront fixés par le directeur des projets urbains en cours de recrutement et de la prospective de la mutualisation totale ou partielle des instructeurs ADS.

Missions

Accueil physique et téléphonique du public

  • Recevoir et orienter les demandes liées à l’urbanisme et au domaine commercial
  • Apporter un premier niveau d’information aux interlocuteurs
  • Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
  • Hiérarchiser les demandes ou informations selon leur caractère d’urgence ou de priorité
  • Conseiller et orienter le public vers l’interlocuteur ou le service compétent
  • Conseiller les usagers et les services sur les procédures
  • Surveiller et restreindre les accès aux lieux et aux informations

Gestion administrative des dossiers ADS et affichage d’informations

  • Vérifier la recevabilité et enregistrer les dossiers déposés par les pétitionnaires
  • Saisir les informations dans les logiciels métiers (OXALIS et Cart@ds) et délivrer le récépissé de dépôt
  • Tamponner, faire les copies complémentaires et procéder aux répartitions des dossiers ( Préfecture…)
  • Diffuser les informations ou les documents par voie d’affichage ou au sein des services
  • Assurer le suivi administratif des demandes d’ADS via le logiciel OXALYS : scan, rattachement des pièces jointes, transmission à la Préfecture et au service commun
  • Éditer l’ensemble des pièces administratives liées à l’instruction mise en oeuvre par le service ADS commun du GrandAngoulême : demande de pièces, gestion des courriers inhérents à la problématique
  • Mettre en oeuvre la gestion administrative des demandes d’ADS lorsque des pièces s’avèrent manquantes : scan et réception des éléments complémentaires demandés et rattachement des pièces reçues
  • Éditer les arrêtés instruits par le service commun : impression et mise à la signature dans les parapheurs

Gestion administrative globale en cas de nécessité des services réglementation et coordination administrative

  • Suivi des dossiers ADS post-parapheurs
  • Suivi de la planification des réunions et l’agenda des services

Compétences requises

  • Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels métiers
  • Maîtrise des techniques de communication orale/écrite et de l’accueil physique et téléphonique du public
  • Connaissances en matière d’urbanisme
  • Connaissance du vocabulaire professionnel et des procédures administratives des services
  • Capacités rédactionnelles, relationnelles et organisationnelles
  • Rigueur, amabilité, esprit d’équipe et bonne résistance au stress

Conformément au principe d’égalité d’accès à l’emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le statut général des fonctionnaires, la Loi du 26/01/1984 portant statut général des fonctionnaires territoriaux et le décret régissant le cadre d’emplois correspondant. Il est a rappeler toutefois, qu’à titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.

Merci d’adresser votre dossier de candidature composé de votre lettre de motivation, votre CV et votre dernier arrêté de situation administrative à M. le Maire de la Ville d’Angoulême Direction des Ressources Humaines, 1 place de l’Hôtel de Ville, 16000 ANGOULEME

Date limite de dépôt des candidatures : 22 Février 2019

drh-recrutement@mairie-angouleme.fr

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